Как правильно ответить на требование налоговой

Налоговые инспекторы могут запрашивать у налогоплательщиков разные сведения, направляя им соответствующие требования – как в бумажном, так и в электронном виде. О том, как ответить на требование налоговой, и что будет, если этого не сделать, расскажем подробнее.

Почему налоговики присылают требования

Даже если налогоплательщик исполнил свои обязанности – составил и сдал налоговую декларацию и полностью уплатил налог – взаимодействовать с ИФНС ему все равно придется: например, если он получит требование о передаче в налоговую определенных сведений или бумаг.

Требование могут представить в рамках проверки:

1. Камеральной, проводимой налоговиками на основании уже имеющейся у них информации и сведений, переданных налогоплательщиком по запросу. В соответствии с п. 3 ст. 88 НК РФ, требование о предоставлении пояснений или о подаче уточняющей декларации налоговая отправляет, если:

• выявлены очевидные ошибки в представленной налогоплательщиком налоговой отчетности;
• существуют противоречия между сведениями, указанными в представленных документах;
• представленные сведения не соответствуют тем данным, которые уже есть у налоговой.

Чаще всего в ходе камеральной проверки налоговики выставляют стандартные требования – их получают организации, сдавшие отчетность с определенными показателями: например, если в декларации отражен убыток, или если доходы физлиц, отраженные в справке 6-НДФЛ, окажутся меньше среднеотраслевого значения.

2. Выездной, проводимой на территории предприятия. Инспектор может передать требование лично в руки уполномоченному представителю налогоплательщика.

А еще документ могут прислать вообще вне проверки:

• при подготовке к выездной проверке компании – например, потребовать документы для изучения условий сделки, которая показалась налоговикам подозрительной;
• при проведении встречной проверки – когда налоговая проверяет определенного налогоплательщика, она изучает все цепочки совершенных им сделок – в этом случае документы (например, копии договоров, актов приема-передачи, товарных накладных и пр.) могут запросить и у его контрагентов;
• при возникновении налоговой задолженности на сумму более 1 млн. рублей – в этом случае инспектор может потребовать документы по активам и обязательствам неплательщика

За какой период могут запросить документы

Запросить любые документы – какие им захочется – налоговики не могут, таких прав им законодатель не предоставляет. Поэтому при составлении требований они должны соблюдать закон, а налогоплательщику нужно следить за тем, делают они это или нет.

Когда проходит проведение камеральной проверки требование должно включать запрос о предоставлении сведений за тот отрезок времени, по итогам которого был составлен проверяемый отчет. Запросить документы за прошлые периоды налоговики могут лишь тогда, когда налогоплательщиком заявлен перенос вычета по НДС с этих периодов. Отправить такой запрос налоговая может в течение 3 месяцев со дня сдачи декларации. Обратите внимание – если налоговая решит проверку продлить, срок, отведенный проверяемой стороне, также будет увеличен.

Когда проводится выездной аудит, сотрудники ФНС могут потребовать любые документы, прямо или косвенно связанные с предметом этой проверки, за проверяемый период. Продолжительность проверяемого периода также ограничена тремя предшествующими годами – углубляться за его пределы уже нельзя. Например, если предприятие решили проверить в 2025 году, налоговики могут затребовать документы только за период 2022-2024 гг.

Требование могут прислать в течение полугода после того, как была запланирована выездная проверка – если она продлевается по решению налоговой, срок для выставления требования также увеличивается.

Когда отвечать на полученный запрос

Срок ответа на требование налоговой может отличаться и зависит от вида проверки:

• в течение 5 дней с момента его получения – если проверка встречная, или если нужны пояснения камералящим сотрудникам;
• в течение 10 дней – если запрошены документы в ходе любой проверки (кроме встречной);
• в течение 20 дней – если в ходе проверки получено требование налоговой по декларации НДС, в которой была указана нулевая ставка или применены вычеты с прошлых периодов.

При этом важно понимать, с какого дня нужно начинать отсчет: все зависит от того, как было получено требование:

• нарочно – день получения;
• по обычной почте – день фактического получения в почтовом отделении, но не позднее шести рабочих дней с момента его отправления налоговым органом;
• в электронном виде через телекоммуникационные каналы связи – день, когда получателем была отправлена в ИФНС электронная квитанция о его приемке (отправить такую квитанцию получатель должен в течение 6 рабочих дней со дня отправления требования налоговым органом – если он этого не сделает, налоговая может заблокировать банковские счета организации);
• через личный кабинет налогоплательщика – день, наступивший после дня, когда поступило уведомление.

Точный срок для предоставления ответа налоговая укажет в самом требовании.

Ответственность за неисполнение обязательства по ответу на требование налоговой

Если не ответить на запрос или опоздать с ответом, последуют санкции – сумма штрафа зависит от вида запрашиваемой информации, а также от количества допущенных нарушений.

Если налогоплательщик не предоставил пояснения по запросу налоговой, сумма штрафа составит:

• 5 тыс. рублей, если нарушение было допущено впервые;
• 20 тыс. рублей – при повторном нарушении.

Если в налоговую нужно было представить определенные документы, размер штрафа за неисполнение требования составит:

• 200 рублей – за один документ, если проверка была камеральной или выездной;
• 200 рублей – за один документ при получении требования вне проверки;
• 10 000 рублей – за один документ при проведении встречной проверки.

Нужно знать, что санкции за неисполнение требований налогового органа суммируются. Это значит, что налогоплательщик, который не представил инспектору пояснение, а вместе с ним – три первичных документа, заплатит четыре штрафа, а не один.

Что делать, если ответить на требование налоговой в отведенный срок невозможно

Если получатель понимает, что ответить на полученное требование и не нарушить отведенные сроки он не сможет, на следующий же день после получения нужно уведомить об этом налоговую.

В уведомлении обязательно нужно указать причину, по которой отреагировать оперативно не получится – например, если они сданы в архив, переданы аудитору или занимают большой объем, для обработки которого потребуется больше времени, чем предоставляет законодатель.

Узнать о том, был ли продлен срок, можно из решения инспекции – его вынесут в течение двух рабочих дней с момента получения уведомления.

Как ответить на требование налоговой

Форма ответа на требование налоговой законодательно не установлена, поэтому составить ее налогоплательщик может самостоятельно, опираясь на сложившиеся обычаи делового документооборота.

Пояснения стоит оформить на официальном бланке организации – с логотипом (если он есть) и всеми реквизитами. В документе нужно указать:

• наименование и адрес ИФНС, в которую подаются пояснения;
• сведения о налогоплательщике – наименование (или ФИО индивидуального предпринимателя), ИНН, юридический адрес, номер контактного телефона;
• название отправления – например, «Пояснения на требование», с указанием реквизитов требования, на которое предоставляется ответ;
• описание обстоятельств, ставших причиной сложившейся ситуации – например, падение продаж, ставших причиной полученных убытков, трудоустройство сотрудников на неполную ставку, вследствие чего средняя зарплата по предприятию снизилась относительно отраслевой нормы и пр.;
• перечень планируемых мероприятий, реализация которых позволит предприятию решить проблему, ставшую причиной сложившейся ситуации – если они действительно планируются;
• указание на то, что необходимости в подаче уточняющей декларации у налогоплательщика нет.

Документ обязательно должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Кроме того, нужно указать дату составления пояснения.

Все документы (как само пояснение, так и приложения к нему) передаются в налоговую в виде копий, заверенных руководителем организации, с сопроводительным письмом и описью. Документы нужно прошить – в одном томе должно быть не более 150 листов. Если документы передаются в электронном виде, через телекоммуникационные каналы связи, нужно подготовить скан-копии этих документов.

При этом нужно помнить о том, что потребность в дополнительной информации время на ответ по умолчанию не увеличивает – придется или поторопиться с подготовкой документов, или направить в налоговую уведомление о том, что ответить на требование в установленный срок не получится.

Что делать, если документы в налоговую были предоставлены ранее

Документы, которые налогоплательщик уже передавал в налоговую (причем совершенно неважно – в какую именно инспекцию) повторно можно не предоставлять даже в ответ на полученное требование.

В такой ситуации нужно направить в налоговую уведомление, в котором будет указано, когда и в какую инспекцию были переданы эти документы. Кроме того, нужно указать реквизиты сопроводительного письма – его входящий номер и дату приема – по ним инспектор сможет найти нужные сведения.

• если налогоплательщик передавал оригиналы документов, которые были возвращены ему после рассмотрения;
• копии документов, переданных налогоплательщиком, были утрачены в результате чрезвычайной ситуации – пожара, потопа и пр.

Что делать, если у налогоплательщика нет запрашиваемых документов

Если документов, запрашиваемых инспектором, у налогоплательщика нет, нужно отправить уведомление, указав в нем причину отсутствия документа. Избежать штрафа за непредставление документов получится только в том случае, если такая причина окажется уважительной:

• если документ не был получен от контрагента или не составлялся по законным основаниям – например, при работе с самозанятым акт выполненных работ можно не составлять: в роли закрывающего документа выступает чек;
• если документы были утрачены по объективным причинам – например, в случае пожара (и у налогоплательщика есть соответствующая справка), или в связи с истечением установленного срока хранения (подтверждается актом об уничтожении).

Ответственность за нарушение правил и сроков предоставления ответа на требование, полученное от налоговой, может исчисляться десятками тысяч рублей. В некоторых случаях налогоплательщику вообще могут заблокировать доступ к банковским счетам до тех пор, пока нарушение не будет устранено. При этом практика показывает – далеко не всегда налоговые органы действуют в рамках закона и соблюдают права налогоплательщиков. В такой ситуации рекомендуем обратиться за помощью к юристу – попытка самостоятельного разрешения налогового спора часто заканчивается не в пользу предпринимателя.