Заказчик не подписывает акт выполненных работ

Правильное оформление закрывающих документов – залог порядка в учете и своевременного осуществления взаиморасчетов между сторонами договора. Правда, на практике с решением этой задачи часто возникают проблемы – например, если заказчик по какой-то причине отказывается подписывать акт выполненных работ. О том, что делать в такой ситуации, и как защититься от возможных конфликтных ситуаций, связанных с односторонним подписанием акта исполнителем, расскажем подробнее.

Что такое акт выполненных работ, и для чего он нужен

Акты выполненных работ – это первичный учетный документ, подтверждающий факт того, что исполнитель (подрядчик) закончил выполнение определенных работ, а заказчик принял их результаты.

Этот документ подписывается обеими сторонами договора – если одной из подписей нет, акт считается недействительным, а, значит, не может быть использован для фиксации хозяйственной операции в учете – как для бухгалтерии, так и для налоговой. Заказчик и исполнитель (подрядчик) используют акты для того, чтобы принять к учету расходы и доходы соответственно.

Акт составляется по факту выполнения работ строительного или бытового подряда или любого другого вида работ. Форма акта законодательно регламентирована только для работ строительного подряда – стороны составляют и подписывают документ по утвержденной форме КС-2. В остальных случаях составить документ можно самостоятельно, в произвольной форме.

Бывает, что заказчик по какой-то причине не подписывает документ – в этом случае его контрагент не может получить причитающуюся оплату или зачесть аванс, который был получен им ранее. Разберемся, что делать в такой ситуации.

Почему заказчик не подписывает акт

Обычно заказчик не подписывает акт по следующим причинам:

• бухгалтер компании просто забыл о том, что нужно составить документ, или просто возникли проблемы с доставкой корреспонденции;
• результат выполненной работы имеет недостатки, поэтому заказчик отказывается его принимать;
• работа выполнена качественно, но заказчик отказывается ее оплачивать – у него нет денег, или он просто решил сэкономить.

Если причина проблемы кроется в забывчивости бухгалтера, решить ее будет просто – нужно просто напомнить о том, что документы не готовы, и что их отсутствие не позволяет корректно закрыть отчетный период. Если же акт потерялся на почте, его стоит просто продублировать.  

Во втором и третьем случае получить документы будет сложнее – спорную ситуацию придется решать в установленном законом порядке: сначала путем переговоров, а в случае неудачи – в суде. Подробнее рассмотрим каждую из описанных ситуаций.

Если работа выполнена с недостатками

Исполнитель (подрядчик) должен выполнить работы в строгом соответствии с условиями заключенного контракта – качественно и полностью. Если хотя бы одно из этих требований не выполняется, заказчик акт не подписывать – до тех пор, пока проблема не будет решена.

В этом случае исполнителю стоит действовать так:

• направить заказчику запрос об обосновании причин отказа – так будет проще понять, почему он не подписывает акт;
• инициировать комиссионную проверку результатов выполненных работ – по ее итогам составляется акт, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки, определяются порядок, сроки и стоимость их устранения;
• устранить недостатки и повторно отправить акт на подписание (дополнительно к нему стоит приложить акт, в котором зафиксирован факт устранения выявленных недостатков).

Заказчик может повторно посетить объект, чтобы убедиться в том, что все проблемы решены. Если все в порядке, он должен оформить документы и оплатить работы исполнителю (подрядчику) – при условии, что договором не была предусмотрена полная предоплата, и на момент подписания акта все работы еще не были оплачены.

Если работа выполнена качественно, но заказчик отказывается визировать акт

Если результат работы не имеет недостатков, и все поставленные задачи выполнены исполнителем (подрядчиком) в полном объеме, не расписываться в документах заказчик не имеет права. В этом случае исполнителю (подрядчику) придется действовать самостоятельно – прежде всего, понадобится подписать акт в одностороннем порядке. 

Как подписать акт в одностороннем порядке

Если работы выполнены качественно, и объективных причин для отказа в подписании акта у заказчика нет, исполнитель может оформить и подписать документ без согласия заказчика. Правда, при этом нужно строго соблюдать процедуру уведомления заказчика о сдаче-приемке выполненных работ – в противном случае последний может обратиться в суд, и потребовать, чтобы документ, оформленный без его участия, признали недействительным.

Процедура оформления документов состоит из следующих этапов:

Уведомление заказчика о том, что работы выполнены

Прежде чем подписать акт, нужно направить заказчику письменное уведомление о том, что работы выполнены. В нем нужно указать место, дату и время сдачи-приемки работ – обычно это мероприятие проходит по месту их выполнения. К уведомлению нужно приложить два экземпляра акта, подлежащего подписанию, а если речь идет о строительном подряде – еще и два экземпляра справки о стоимости выполненных работ, составленной по форме КС-3.

Направить уведомление можно:

• лично, через секретаря или другого уполномоченного представителя компании-заказчика (главное – получить отметку о том, что документы были приняты, с указанием даты их передачи);
• по почте, заказным письмом, или через службу курьерской доставки – отправлять документы нужно на юридический адрес контрагента: даже если он попытается уклониться от их получения, уведомление все равно будет считаться доставленным;
• по электронной почте, если такой способ коммуникации прямо предусмотрен условиями договора, или стороны использовали его ранее.

Подписание акта

Если заказчик предложение проигнорировал и не приступил к приемке работ, исполнитель (подрядчик) может завизировать документ без его участия – в отношении договора строительного подряда на такую возможность прямо указывает п. 4 ст. 753 ГК РФ. В отношении других договоров о выполнении работ это правило применяется по аналогии.

Передача документов заказчику

Готовый акт обязательно нужно направить заказчику. К акту нужно приложить счет на оплату работ, а также претензию с требованием о выплате денег. При передаче этих документов стоит руководствоваться теми же правилами, что и при отправке уведомления о выполнении работ – важно получить письменное подтверждение того, что заказчик действительно их принял (или должен был принять).

Заказчик может потребовать признания акта недействительным в судебном порядке Суд удовлетворит такое требование только в том случае, если заказчик отказался подписывать документ по объективным причинам. Сам по себе отказ заказчика от оформления документа не доказывает некачественное выполнение работ, и не является основанием для освобождения его от обязательства по их оплате.

Чтобы подтвердить свою правоту в суде, исполнителю (подрядчику) стоит заранее заручиться доказательствами того, что работы действительно были выполнены качественно и в полном объеме. Доказательства могут быть любыми: фотографии и видеозаписи, заключения экспертов, переписка с заказчиком, показания свидетелей и пр.

Что делать, если заказчик не оформил документы, и не оплатил работу

Отказ в подписании акта выполненных работ – не единственная проблема, с которой может столкнуться добросовестный исполнитель (подрядчик). Чаще всего оформление закрывающих документов является финальным этапом сотрудничества, на котором стороны окончательно рассчитываются друг с другом: заказчик принимает результат, а исполнитель (подрядчик) получает деньги. Если заказчик не ставит подпись в акте, и не оплачивает работу, оформления документов в одностороннем порядке будет недостаточно – выплат придется добиваться отдельно.

Если требование об оплате, изложенное в приложенной к акту претензии, заказчиком удовлетворено не было, исполнителю (подрядчику) придется обратиться в суд. Подать иск можно как через канцелярию суда, так и по почте. Еще можно воспользоваться возможностями системы «Мой арбитр» – для авторизации и получения доступа к сервису понадобится подтвержденный аккаунт портала «Госуслуги». 

Если договором была предусмотрена полная предоплата работ, и исполнитель (подрядчик) получил все деньги, несмотря на проблемы с документами, судиться не придется. Единственный вопрос, который нужно решить в такой ситуации – правильное принятие полученной оплаты к учету. Но при наличии акта, подписанного только исполнителем, сложностей с бухгалтерией не возникнет.

Любые проблемы, связанные с исполнением договоров подряда, а также оформление сопутствующих документов, стоит решать в сопровождении юриста. Специалист поможет разобраться, почему заказчик отказывается от подписи, и устранить причины отказа. Если отказ является немотивированным, юрист подготовит документы самостоятельно, и оформит их в строгом соответствии с требованиями действующего гражданского законодательства.